Desde o início do confinamento imposto pela pandemia por Covid-19 que muitas empresas e profissionais se viram obrigados a trabalhar a partir de casa, de forma a poderem dar continuidade ao seu trabalho de forma segura, cumprindo as medidas de contingência determinadas pelas autoridades para combaterem o avanço da doença.
Assim, o teletrabalho, hoje, já não é novidade para muitos trabalhadores que, por todo o mundo, vêem nele uma forma de se precaver e, além disso, de maximizar o seu tempo disponível no dia a dia.
Porém, para muitos, torna-se difícil ser tão produtivo em casa como são no escritório. Por isso, neste artigo, vamos dar-te todas as nossas dicas para lutares contra isso!
Aqui, vais ler:
- O que é o teletrabalho?
- Dicas para ser mais produtivo em casa?
- Recursos úteis para organizar o tempo
O que é o teletrabalho
O trabalho à distância está previsto na legislação portuguesa e encontra-se regulamentado entre os artigos 165.º e 171.º do Código do Trabalho. É definido como “prestação laboral realizada com subordinação jurídica, habitualmente fora da empresa e através do recurso a tecnologias de informação e de comunicação”.
A lei estabelece que o trabalhador em regime de teletrabalho tem os mesmos direitos e deveres dos demais trabalhadores e que o empregador deve “respeitar a privacidade do trabalhador e os tempos de descanso e de repouso da família”, bem como “proporcionar-lhe boas condições de trabalho, tanto do ponto de vista físico como psíquico”.
No geral, a adoção do regime de teletrabalho é considerada por acordo entre as partes, ainda que com exceções.
Na situação em que nos encontramos atualmente, este regime pode ser determinado unilateralmente pelo empregador ou requerido pelo trabalhador, sem necessidade de acordo das partes, desde que seja compatível com as funções exercidas.
Atenção! Realizar teletrabalho não significa que os colaboradores deixem de frequentar o escritório.
Há cada vez mais profissionais que conjugam o trabalho presencial com o teletrabalho, podendo gerir a sua vida profissional, pessoal e social de igual forma.
Além de garantir uma maior qualidade de vida a muitos cidadãos, o teletrabalho permite aos trabalhadores manter os direitos e deveres de um colega que realize, como é habitual, a maioria das suas tarefas nos escritórios da empresa.
Ainda assim, mudar o enquadramento da nossa atividade profissional, juntando casa e emprego, dois planos que normalmente estão separados, pode gerar alguns problemas e alterar significativamente a produtividade.
Se sentes que ainda não te conseguiste adaptar a 100% a esta nova realidade da forma que querias, continua a ler, porque vamos ajudar-te a ser mais produtivo em casa!
Dicas para ser mais produtivo em casa
Cria o teu espaço de trabalho
Em casa estamos confortáveis, no nosso espaço, e a tentação para distrações pode ser maior. Para aumentar a produtividade em teletrabalho, cria o teu próprio escritório em casa.
Escolhe uma divisão (se tiver uma boa exposição solar, melhor) e monta o escritório a teu gosto, com as coisas essenciais para o teu dia de trabalho! Caso não tenhas uma divisão inteiramente disponível para este fim, uma mesa ou secretária cumprem o objetivo.
Desaconselhamos o quarto. Trabalhar na cama, embora possa parecer tentador, não é o mais recomendado, pois é um espaço associado ao descanso e pode reduzir a produtividade ou dificultar que te desligues do trabalho ao final do dia.
Ao delimitares um espaço de trabalho, evitas que se misture trabalho com lazer ou descanso, evitando distrações e separando estes dois mundos.
Define objetivos
Estabelecer objetivos diários vai ajudar-te a 1) focares-te no teu trabalho e 2) sentires-te realizado ao final do dia, ao ver que realizaste as tarefas definidas (ou, pelo menos, quase todas).
Lembra-te que deves definir objetivos concretos e realistas, para que não te sintas frustrado ao ver que não conseguiste fazer tudo aquilo a que te propuseste.
Ter os objetivos na cabeça não basta, aconselhamos que os escrevas mesmo num documento digital ou num pequeno caderno/agenda. Assim que os concluíres, podes assinalá-los com um check. ✅
Define um horário de trabalho
Uma das vantagens do teletrabalho é a flexibilidade de horário. No entanto, a flexibilidade de horário pode tornar-se num autêntico caos para algumas pessoas.
Tenta cumprir o horário de trabalho que tens no escritório, pois todos os trabalhos têm um prazo de entrega que deve ser cumprido. Assim, não corres o risco de misturar a tua vida profissional e a tua vida pessoal.
Um exemplo: se precisas de uma manhã para tratar de assuntos pessoais e tens um trabalho para entregar, dedica-te a esse projeto logo na tarde e noite anteriores. Desta forma, pode aproveitar o tempo livre de forma tranquila.
Faz pausas
Embora estejas em casa sozinho, não te esqueças de fazer pausas para descansar e recuperar energia e concentração. Ficar sentado no mesmo sítio pode levar à redução da concentração, ao desconforto ou até mesmo a lesões físicas.
Quem trabalha num escritório tem motivações específicas, como o apelo de um colega, para fazer “pausas táticas” para beber café ou comer alguma coisa.
Quando está em regime de teletrabalho pode fazer o mesmo, aproveitando para ir apanhar um pouco ar à varanda ou ao jardim.
NÃO fiques de pijama
Não é preciso escolher as melhores calças, a melhor camisa ou os sapatos mais bonitos. Seja qual for a roupa que escolheres, aqui, o importante é evitar ao máximo ficar de pijama.
Podes aproveitar para vestir a tua roupa mais confortável, mas, atenção, porque há pessoas que quando se sentem demasiado confortáveis, não são tão produtivas.
Portanto, primeiro, experimenta e, se sentires que estás demasiado confortável e preguiçoso, veste o que vestirias para um dia no escritório! O objetivo é ajudar o cérebro a não ficar preguiçoso e fazer o click para entrar em modo trabalho.
Mantém o contacto com colegas
Não estares no teu local de trabalho normal não significa que não mantenhas o contacto com os teus colegas de trabalho.
Procura falar com eles e trocar ideias sobre os projetos que estão a desenvolver, seja por mensagem ou por videochamada. Felizmente, a tecnologia já está desenvolvida ao ponto de permitir isso, aproveita!
Continua a ser muito importante, tanto para o teu bem-estar, como para o bem da empresa, trocar ideias e manter o espírito de equipa!
Cria uma rotina
Estabelece rotinas, como aquelas que tinhas enquanto trabalhavas em regime presencial.
Acorda às horas estipuladas, veste-te para trabalhar (evita o pijama!), determina um horário de trabalho e horários de pausas, e cumpre-os rigorosamente, de modo a não te deixares absorver pelo trabalho.
No final do dia de trabalho, feche o portátil, desliga o computador e sai do escritório (neste caso, da divisão ou do espaço que escolheste para ser o teu escritório em casa).
Por último, recomendamos algumas plataformas para te ajudar a ser mais produtivo em casa!
Recursos úteis para ser produtivo em casa
Slack ou Teams para separar trabalho, amigos e família
O Slack é uma plataforma que pode reunir diversas equipas de uma empresa para falarem entre si e a partilharem documentos. Há também a opção de trocar mensagens diretas entre diferentes utilizadores.
A vantagem face a outros serviços como o Messenger ou o WhatsApp é que não há mensagens de amigos ou familiares no mesmo espaço de ecrã, pelo que evita essas distrações.
A plataforma Teams da Microsoft é outra opção. A versão gratuita, para um máximo de 300 utilizadores, permite comunicar via mensagens instantâneas com diferentes equipas, fazer videochamadas e colaborar na edição de ficheiros.
Serene e Forest para desligar distrações
A Serene é uma aplicação para iOS que tem por objetivo ajudar a desligar distrações do telemóvel quando se precisa de focar, online.
Ajuda o utilizador a definir um objetivo diário (por exemplo, rever um relatório ou preparar uma apresentação) e a dividir esse objetivo em várias tarefas.
Bloqueia sites que distraem (como o Twitter e o YouTube) temporariamente e usa vários “estimuladores de foco” (por exemplo, relógios em contagem decrescente até à próxima pausa).
Para os utilizadores Android, há o Forest. Disponível para Android e iOS, funciona como um jogo: quando se quer fazer uma pausa ou focar numa só tarefa, abre-se a aplicação para “plantar uma árvore” virtual que vai crescendo durante a pausa do utilizador. A árvore morre quando o utilizador perde o foco e consulta outros sites ou aplicações móveis. Há também uma extensão para o Google Chrome.
Trello para dividir tarefas
É uma ferramenta que facilita a organização de tarefas entre equipas através de cartões que lembram post-its numa parede.
Cada cartão permite incluir fotografias, listas, datas de entrega e questionários sobre decisões que têm de ser tomadas. Para ajudar os principiantes, o Trello lançou mesmo um guia de trabalho remoto.
PomoDone
Ajuda a definir horários, para que te consigas focar mais durante o período de tempo que estabeleceste para tal e para saberes quando está na hora da pausa.
A plataforma facilita a gestão do teu fluxo de trabalho recorrendo à técnica Pomodoro, além de ajudar na gestão de tarefas.
Podes integrá-la no Asana, para aplicares a técnica Pomodora aos teus projetos, aumentares a produtividade e obteres relatórios detalhados para medir o tempo gasto com cada um deles!
Asana
O Asana é, essencialmente, uma plataforma de gestão de projetos. Permite reunir num único espaço compartilhado todas as metas, planos, tarefas (com prazos incluídos) e documentos da tua equipa, entre outras coisas.
É possível organizar a atribuir tarefas com prazos, de modo a que todos estejam a par do que necessitam fazer. Assim, toda a equipa é capaz de visualizar imediatamente o que precisa ser feito, que tarefas são prioritárias e quais são as datas de conclusão.
Wunderlist
O Wunderlist é uma aplicação que promete ajudar a colocar as tarefas em dia. A plataforma cria listas que auxiliam a acabar com os esquecimentos corriqueiros causados pelo stress urbano.
Permite programar tarefas e criar agendamentos para que não caiam no esquecimento. Além disso, envia e-mails automaticamente para recordar sobre as tarefas importantes.
Evernote
O Evernote é uma ferramenta poderosa para gerir tarefas englobando todas as informações com as quais trabalhas todos os dias.
Funciona como um centro de referência não apenas para listas de tarefas, mas para todas as tuas notas. As possibilidades organizacionais são amplas e é possível sincronizar a plataforma com todos os teus dispositivos que têm a aplicação ativada, para que nunca percas o ritmo.
Permite tirar notas, guardar coisas que viste online, digitalizar documentos e criar listas, entre outros.
Astro mail
Quem recebe muitos e-mails sabe que é praticamente impossível manter a caixa de entrada organizada. Ora, esta aplicação propõe exatamente organizar os teus e-mails!
O principal recurso do Astro é o Astrobot, que funciona com inteligência artificial. Ele observa como interages com a tua caixa de entrada, sugere como organizá-la, cria lembretes e avisa quando é hora de fazer um follow up.
Avisa-te em relação aos e-mails que devem ser respondidos com maior urgência e, além disso, deteta perguntas nos e-mails e envia-as diretamente para ti caso seja algo importante.
Google Calendar e Google Tasks
O Google Calendar é, basicamente, uma agenda virtual, onde podes marcar todas as tuas reuniões e escolher quando queres receber o lembrete para não te esqueceres de nenhuma delas!
O Google Tasks permite criar listas com as tarefas que tens para cada dia, apresentando-as de forma simples e percetível.
Zoom Meetings e Google Meets para videoconferências
Facilita a coordenação de chamadas de vídeo, ou só voz, para equipas. A vantagem face a ferramentas como o Facebook, Skype ou WhatsApp é que a versão gratuita permite chamadas com 100 pessoas e chamadas até 40 minutos.
Outra vantagem é que facilita o envio de ficheiros e a coordenação de uma reunião com a possibilidade de o moderador da reunião ligar e desligar microfones e câmaras dos diferentes membros da equipa.
Daywise para gerir as notificações
Em vez de estares sempre a receber notificações, com o Daywise (Android) as notificações são enviadas, em grupo, a horas específicas.
Desta forma, o utilizador mantém-se informado daquilo que é importante, mas não está constantemente a ser interrompido.
A aplicação também permite restringir todas chamadas ao telemóvel, exceptuando contactos que o utilizador pode definir como VIP (muito importantes).
Mindmeister para mapas de ideias
Este programa permite que várias pessoas partilhem sugestões sobre um tema ou projeto através de mensagens em formato de balões.
O objetivo é visualizar as ideias de diferentes membros da equipa e perceber como se podem interligar.
O programa tem ainda um serviço de mensagens integrado e a opção de recuperar alterações e modificações que foram feitas.
Zoho para um email mais organizado
Na fase de adaptação ao mundo do teletrabalho, é normal ter demasiados emails de colegas a enviar contactos e a tentar organizar tarefas. A Zoho Desk ajuda a gerir o caos com um sistema de senhas de e-mail.
As funcionalidades incluem alertas sobre e-mails com prioridade ou que estão sem resposta há muito tempo, um painel de controlo para perceber o tempo de resposta e um “centro de conhecimento” que permite automatizar respostas para assuntos e perguntas mais simples.
Linkedin para manter o networking
Uma das redes sociais mais usadas para trocar contactos entre profissionais de diferentes áreas profissionais e/ou de negócios. Durante uma época de teletrabalho, pode ajudar a encontrar e falar com profissionais do mesmo setor.
Afinal, trabalhar em home office pode até ser mais produtivo do que em regime presencial, com a devida adaptação! Só tens de ser organizado e metódico.
Não tentes começar a utilizar todas estas plataformas de uma vez só, à espera que, de repente, te transformes numa autêntica máquina de trabalho!
Escolhe as que realmente consideras que marcarão a diferença pela positiva na tua rotina de teletrabalho e, depois, percebe quais são as que resultam melhor para ti!
Esperamos que este artigo te tenha sido útil!
Um até já,
Equipa Influenza
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